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Letzte Aktualisierung am 08.12.2016

Paramètres généraux

Paramètres sous "objets Dossiers document"

Numéro d'article: #RPOHD2576

Indiquez ici, à ouvrir avec quel programme le type de fichier.

Vous avez également la possibilité à tout moment, les fichiers avec "Ouvrir avec ..." edit:

1. Cliquez sur le bouton droit de la souris sur un document (en FlipViewer ou voir détail)

2. Sélectionnez "Ouvrir avec ..." pour sélectionner une application

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Paramètres dans la liste des dossiers document

Numéro d'article: #RPOHD9016


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Paramètres sous "Général"

Numéro d'article: #RPOHD2668

Unter "Allgemeine Programmeinstellungen" können folgende Einstellungen von Ihnen vorgenommen werden:

- Defaultname für neue Dokumentmappen. Bei Eingabe der neuen Dokumentmappenbezeichnung wird dieser Name sozusagen als Standardbezeichnung verwendet. Sie können ebenfalls Variablen benutzen, zB %datum% wird das aktuelle Datum eingesetzt und bei %zeit% die aktuelle Uhrzeit
- "Doppelklick auf FlipView-Objekt öffnet die Datei mit Originalprogramm"- Dokumentmappe löschen, löscht dazugehörige Bilder und Dateien- Servermodul verwenden (Konfigurationsdatei erforderlich)


Texterkennung OCR-Funktion

Realify PaperOffice verfügt über eine OCR Texterkennung der neuesten Generation, diese wird durch Branchenwörterbücher ermöglicht, welche ständig aktualisiert werden aus den Bereichen Allgemein, Medizin, Recht, Industrie und Finanzen.

Für perfekte Ergebnisse werden erkannte Dokumente automatisch auf Rechtschreibung korrigiert - in mehr als 160 Sprachen, darunter auch Sonderzeichensätze wie z.B. kyrillisch, arabisch, asiatisch.

Spracheinstellungen für einzelne Dokumente können innerhalb der Dokumentmappe, unter Objektverwaltung, vorgenommen werden. Klicken Sie einfach auf das entsprechende Dokument mit rechter Maustaste und wählen "FileOCRmax: Sprache für Texterkennung festlegen" aus.

Download transparenter wichtiger Updates im Hintergrund zulassen
Realify PaperOffice passt sich ganz automatisch den wichtigen Updates, welche durch Ihr Betriebssystem durchgeführt werden, an. Hierfür wird ein temporäres Verzeichnis erstellt. Durch die Entfernung des Häkchens können wichtige Updates nicht mehr runtergeladen werden, daher empfehlen wir das Häkchen gesetzt zu lassen.


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Paramètres sous "ExplorerConnect"

Numéro d'article: #RPOHD2852

Sélectionnez les chemins de stockage pour les fichiers temporaires et le calendrier interne. Le chemin d'accès pour le système de fichiers temporaires internes et peut sélectionner automatiquement le papier du bureau sur la valeur de consigne.

Note: Le calendrier interne est compatible avec le réseau. Si vous définissez la benens calendrier interne publié dans un répertoire et spécifier ce chemin d'accès à tous les clients, vous pouvez automatiquement le travail comme un calendrier de l'équipe.

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Comment puis-je modifier les taux de TVA?

Numéro d'article: #RPOHD2484



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Kategorien

Comment puis-je configurer la catégorie de départ?

Numéro d'article: #RPOHD3128

Um direkt nach dem Start von Realify PaperOffice sofort einen bestimmten Kategorie- Ordner anzeigen zu lassen, sozusagen "Startkategorie",
gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Hauptübersicht von Realify PaperOffice mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Startkategorie- Ordner und wählen Sie "als Startkategorie- Ordner festlegen".

2. Beim nächsten Start von Realify PaperOffice wird Ihnen der ausgewählte Kategorie- Ordner zuerst angezeigt.


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Quelles sont les catégories de Realify PaperOffice™ DMS signifie?

Numéro d'article: #RPOHD2944

L'indice principal est en papier de bureau par la cession de catégories pour les dossiers de documents.

Ici, un document d'un dossier ou un certain nombre de différentes catégories seront affectés.

En outre, les catégories d'utilisateurs ou groupes spécifiques sont bloqués.


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Comment puis-je gérer des catégories?

Numéro d'article: #RPOHD3036

Sie können Kategorien je nach Einsatzgebiet frei anlegen, löschen und verwalten.Hinweis: Um die aktuellen Änderungen nicht zu speichern, klicken Sie nicht auf "Kategorien speichern", sondern auf "Wiederherstellen".

Um Kategorien zu verwalten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Dokumentmappen" in Ihrem Realify PaperOffice
2. Klicken Sie auf "Kategorie- Ordner verwalten"

Um einen neuen Hauptkategorie- Ordner anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf "Neuen Kategorie- Ordner anlegen"
2. Geben Sie einen frei wählbaren Kategorie- Ordner Namen ein
3. Wählen Sie ein Icon für diese Kategorie- Ordner aus
4. Legen Sie ggfs. fest, welche Benutzer oder Gruppen auf diesen neuen Kategorie- Ordner zugreifen dürfen


Um eine neue Unterkategorie- Ordner anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie den Haupt- oder Unterkategorie- Ordner, unter dem der neue Unterkategorie- Ordner erstellt werden soll
2. Klicken Sie auf "Neuen Unterkategorie- Ordner anlegen"
3. Geben Sie einen frei wählbaren Unterkategorie- Ordner Namen ein
4. Wählen Sie ein Icon für diesen Unterkategorie- Ordner
5. Legen Sie ggfs. fest, welche Benutzer oder Gruppen auf diesen neuen Unterkategorie- Ordner zugreifen dürfen

Um automatisch ein A-Z Register, Zahlenfolgeregister oder Januar-Dezember Register anzulegen gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie wie oben beschrieben vor, klicken jedoch anstatt auf "Neue Kategorie anlegen" oder "Neue Unterkategorie anlegen" auf „Automatische Unterkategorien“. Wählen danach „A-Z anlegen“, „Zahlenfolge anlegen“ oder „Januar-Dezember anlegen“ aus
2. Um die Reihenfolge von Kategorie- Ordnern zu ändern, verwenden Sie die Buttons "Pfeil hoch/Pfeil runter" oder alternativ Drag & Drop


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Wie importiere/exportiere ich bestehende Kategorie-Strukturen?

Numéro d'article: #RPOHD17112

Ganz egal, ob Immobilien- oder Fahrzeugverwaltung, Realify PaperOffice bietet Ihnen bereits vordefinierte Kategorie- Ordner Strukturen an, die durch Importieren ganz einfach in Ihre Kategorie- Struktur importiert werden können. Oder Sie können bereits angelegte Kategorie- Ordner exportieren und auf einer anderen Realify PaperOffice Installation wieder importieren.
Wählen Sie in der Kategorie- Ordner Bearbeitung und danach "Importieren" einfach den Punkt "aus Datei importieren aus und geben den Pfad zu der .pokat Datei an.

Bei der Installation einer Demodatenbank, werden Ihnen bereits durch unser Team vorgefertigte Kategorie- Ordner Strukturen mitgeliefert.


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Wie weit kann ich den Kategoriebaum strukturieren?

Numéro d'article: #RPOHD16376

Unter Berücksichtigung der evtl. durch die eingesetzte Edition vorhandene maximale Kategorieanzahl (mySQL: unbegrenzt), gibt es hinsichtlich Tiefe und Breite des Kategoriebaums keine technischen Einschränkungen.


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Champs personnalisés

Qu'est-ce champs personnalisés en Realify PaperOffice™ DMS signifie?

Numéro d'article: #RPOHD3220

Benutzerdefinierte Felder in Realify PaperOffice sind Felder, die der Dokumentmappe hinterlegt werden können.

Sie können in Realify PaperOffice beliebig viele benutzerdefinierte Felder anlegen, um z.B. Informationen, die das hinzugefügte Dokument oder Datei nicht beinhaltet, zu hinterlegen und danach explizit zu suchen. Legen Sie z.B. den Namen eines Fachberaters, den Liefertermin, die Kundennummer oder eine Vertragsnummer an.

Diese Felder stehen Ihnen dann überall in Realify PaperOffice zur Verfügung.


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Comment puis-je modifier les champs personnalisés?

Numéro d'article: #RPOHD3312

Um benutzerdefinierte Felder in Realify PaperOffice zu bearbeiten gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Dokumentmappen" in Realify PaperOffice

2. Klicken Sie auf "Benutzerdefinierte Felder bearbeiten"

Um ein neues benutzerdefiniertes Feld anzulegen gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf "Neues Feld anlegen"

2. Geben Sie einen frei wählbaren Namen für das neue Feld an

3. Geben Sie an, um welchen Datentyp es sich bei diesem Feld handelt. Zudem legen Sie ggfs. einen Standardwert für dieses Feld fest.

4. Wählen Sie, ob dieses neue Feld in allen Archiven verfügbar sein soll.

5. Wählen Sie Kategorie- Ordner, in denen das Feld verfügbar sein soll.

6. Klicken Sie auf "Speichern".

Um ein benutzerdefiniertes Feld zu löschen gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie links das zu löschende Feld.

2. Klicken Sie auf "Feld löschen" um das markierte Feld zu löschen.

Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.


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droits de l'utilisateur multi-niveaux

Comment puis-je activer changement rapide d'utilisateur?

Numéro d'article: #RPOHD5152

Realify PaperOffice unterstützt je nach Programmversion bis zu 50 lokale Benutzer und unbegrenzte Anzahl von Netzwerkbenutzern.

Um schnell zwischen lokalen Benutzern umherzuschalten gehen Sie wie folgt vor:

1. Drücken Sie die "F10"-Taste

2. Realify PaperOffice ist nun gesperrt und kann ohne Passworteingabe nicht reaktiviert werden.

3. Klicken Sie auf einen Benutzer und geben das entsprechende Passwort ein (falls Benutzerpasswort zu diesem Benutzer hinterlegt wurde)

4. Der neue Benutzer wird jetzt in Realify PaperOffice angemeldet.

Hinweis: Die Benutzersperrung kann auch nach einer frei wählbaren Inaktivzeit automatisch aktiviert werden. Falls der Computer bei Nichtbenutzung nach einer bestimmten Zeit gesperrt werden soll:

1. Klicken Sie auf "Startmenü"

2. Wählen Sie "Benutzerverwaltung"

3. Aktivieren Sie "Automatische Abmeldung bei Inaktivität in Minuten" und legen Sie einen Zeitraum fest.


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Allgemeine Informationen zu der Benutzer- und Rechteverwaltung

Numéro d'article: #RPOHD5244

Realify PaperOffice verwaltet je nach Programmversion bis zu 50 lokale Benutzer und unbegrenzt viele Netzwerkbenutzer.

Benutzerrechte werden direkt in der Datenbank gespeichert und sind somit netzwerkweit gültig.

Sie können z.B.

  • Benutzergruppen bilden
  • globale Benutzerrechte festlegen
  • Archive für Benutzer sperren und freigeben
  • Dokumentmappen individuelle Benutzerrechte zuweisen
  • Dokumentmappen im Netzwerk verteilen
  • Dokumentenverläufe einsehen
  • Kategorien nach Benutzern sperren und freigeben
  • Mitarbeiterfotos für schnellere Verteilung hinterlegen


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Comment puis-je créer et gérer de nouveaux utilisateurs?

Numéro d'article: #RPOHD5336

Um neue Benutzer anzulegen oder bestehende zu verwalten gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in Ihrem Realify PaperOffice auf "Einstellungen"

2. Wählen Sie "Benutzer- und Rechteverwaltung" aus

Die Benutzer- und Rechteverwaltung ist selbsterklärend und leicht zu konfigurieren.


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Wie kann ich Benutzer automatisch abmelden und Realify PaperOffice sperren?

Numéro d'article: #RPOHD5428

Die Benutzersperrung kann nach einer frei wählbaren Inaktivzeit automatisch aktiviert werden, falls der Computer bei Nichtbenutzung
nach einer bestimmten Zeit gesperrt werden soll:

1. Klicken Sie in Ihrem Realify PaperOffice auf "Einstellungen"

2. Wählen Sie "Benutzer- und Rechteverwaltung" aus

3. Aktivieren Sie "Automatische Abmeldung bei Inaktivität in Minuten" und legen einen Zeitraum fest.


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Taille optimale pour les photos des utilisateurs

Numéro d'article: #RPOHD5612

Die optimale Grösse für Benutzerfotos beträgt 64 x 64 Pixel.


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Flux de travail avec FileOCRmax™

FileOCRmax™ barre d'état

Numéro d'article: #RPOHD9292

Realify PaperOffice beinhaltet in der unteren Statusleiste das Feld "FileOCRmax Status anzeigen".
Durch das innovative FileOCRmax IntelligentSystem erkennt Realify PaperOffice ganz automatisiert sobald neue Dokumente zur Texterkennung vorhanden sind.
Durch die vordefinierte Spracheinstellungen findet eine detaillierte Dokumentanalyse im LiveView-Modus statt.

Sobald Sie neue Objekte in Ihr Realify PaperOffice hinzugefügt, sowie Ihre Dokumentmappe gespeichert haben, startet die FileOCRmax Texterkennung. Durch Klick auf das Feld, öffnet sich das FileOCRmax Fenster, wo Sie live einsehen können, in welcher Phase sich Ihr aktueller Job befindet.  


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Langue FileOCRmax™

Numéro d'article: #RPOHD9384

Um die Spracheinstellung für die FileOCRmax Texterkennung festzulegen, gibt es zwei Möglichkeiten:

- durch die allgemeine Spracheinstellung über das Realify PaperOffice Menu

- durch jeweilige Spracheinstellung einzelner Objekte innerhalb der Dokumentmappe

Um die allgemeine Texterkennungssprache vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in Ihrem Realify PaperOffice auf "Einstellungen"
2. Wählen "Einstellungen ändern" aus
3. Im Bereich "Allgemein" wählen neben "Texterkennung OCR-Funktion" die allgemeine Texterkennungssprache aus

Perfekte OCR-Texterkennung erfolgt durch Branchenwörterbücher, welche ständig aktualisiert werden aus den Bereichen Allgemein, Medizin, Recht, Industrie und Finanzen. Für perfekte Ergebnisse werden erkannte Dokumente automatisch auf Rechtschreibung korrigiert - in mehr als 160 Sprachen, darunter auch Sonderzeichensätze wie z.B. kyrillisch, arabisch, asiatisch.

Durch das in Realify PaperOffice integrierte FIS (FileIntelligentSystem) haben Sie die Möglichkeit jede einzelne Datei innerhalb der Dokumentmappe mit verschiedenen Sprachen Text zu erkennen, ohne die Haupteinstellung ändern zu müssen.
Die jeweilige Spracheinstellung einzelner Objekte erfolgt direkt aus Ihrer Dokumentmappe heraus
Öffnen Sie hierfür Ihre Dokumentmappe, gehen auf den Reiter "Objekte" und wählen ein Objekt aus, welches Sie in einer anderen Sprache als die vordefinierte texterkennen möchten.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen den Eintrag "Texterkennung (OCR)" und die jeweilige Sprache aus.


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Méthode FileOCRmax™

Numéro d'article: #RPOHD9476

Nachdem Sie neue Objekte in Ihre Dokumentmappe hinzugefügt sowie die Sprache durch die allgemeine Spracheinstellung oder durch
individuelle Einstellung festgelegt haben, beginnt die Texterkennung, welche durch FileOCRmax ausgeführt wird.

Die automatisierte Dokumentverarbeitung erfolgt im Hintergrund, das FileOCRmax IntelligentSystem erkennnt und automatisiert sich sobald neue Dokumente vorhanden sind.
Dank der in Realify PaperOffice integrierten Statusleiste, können Sie ganz einfach erkennen, welches Dokument zurzeit verarbeitet wird.

Klicken Sie auf das Informationssymbol von FileOCRmax - ein neues Fenster öffnet sich.

FileOCRmax führt live die Texterkennung Ihres Objektes durch und erstellt ebenfalls eine formatierte Text-Datei, eine bearbeitbare Word-Datei und eine durchsuchbare PDF-Datei.

Nachdem die Datei erfolgreich texterkannt und die jeweiligen Text, PDF und Word Dateien erstellt wurden, wird Ihnen angezeigt,
dass FileOCRmax erfolgreich abgeschlossen wurde.
Die Dateien werden in Ihrer Datenbank gespeichert und bei Abruf sofort angezeigt.

Klicken Sie dafür auf das Vorschaubild mit der rechten Maustaste und wählen eine der folgenden Optionen aus:

- als PDF anzeigen

- als DOC anzeigen

- als TXT anzeigen


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