Dossiers de documents virtuels (caractéristiques de base)

Dossiers de documents virtuels sont l'élément central de stockage dans Realify PaperOffice™ DMS et sont les meilleurs par rapport à une enveloppe transparente ou un dossier et d'agir comme réservoir de collecte d'informations pendaison.

Vous pouvez enregistrer dans un dossier de documents tout virtuel ce qui appartient ensemble et ensuite classer, lien vers des contacts, mettre des mots clés, mettre la soumettre de nouveau, fournir des droits d'utilisateur.

Dossiers de documents virtuels sont stockés dans votre archive, l'archive est stockée à son tour dans la base de données Realify PaperOffice™ DMS.



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Classer par catégories (Subfunction 1 de 11)

Vous pouvez attribuer au document un seul dossier ou illimitée nombre de catégories en même temps. Le dossier de document existe seulement une fois, mais peut apparaître plusieurs fois en fonction de la catégorie sélectionnée. Les catégories sont administrés dans la gestion de la catégorie.

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Identification de couleur (Subfunction 2 de 11)

Pour chaque dossier de documents peut être attribué une couleur spécifique pour identifier de cette façon en couleur. Le nom du dossier de document sera répertorié avec cette couleur dans la liste des dossiers de document.

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Le nom du dossier de documents (Subfunction 3 de 11)

Document de nom de dossier peut être librement choisi. En outre, le système intelligent de reconnaître, dossiers de documents similaires déjà créés et fournit des suggestions de noms appropriés.

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Dépôt initial (Subfunction 4 de 11)

Ici vous pouvez spécifier l'endroit où vous avez enregistré le document original. Les zones de stockage des originaux peuvent être administrés dans la gestion des lieux de stockage des originaux. Vous trouverez le document original approprié ou rapidement sera également notifié dans le cas, par exemple, supprimer le dossier avec les documents qui ont également besoin pour retirer l'original de son lieu de stockage.

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Type de dossier Document (Subfunction 5 de 11)

Pour chaque dossier de documents peut être affecté un type de documents dossier primaire et secondaire. Selon ces documents types de dossiers peuvent être filtrés dans le gestionnaire d'affichage, par exemple, afficher uniquement les factures. Types de dossiers de documents peuvent être créées et administrées librement.

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Date de dossiers avec des documents (Subfunction 6 de 11)

Sélectionnez la date d'un dossier avec des documents directement dans un dossier avec des documents. Mappings Manager peut être réduit à ces dates, par exemple, de préciser que les dossiers avec des documents qui ont été créés en mai dernier.

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Numéro de document (Subfunction 7 de 11)

Vous pouvez télécharger le document nombre respectif directement déposé au plus tard, par exemple, Pour rechercher avec la recherche avancée par la suite.

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Les sommes et les impôts (Subfunction 8 de 11)

Pour le dossier du document pourrait être déposé net et montants bruts et le taux d'imposition respectifs. Cela vous permet de calculer la quantité de dossiers sélectionnés dans la liste de documents du dossier.

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Notez le dossier avec des documents (Subfunction 9 de 11)

Pour tout dossier de documents peuvent être stockés des notes, des conseils ou des instructions de travail. Ceux-ci sont automatiquement affichés comme PostIt virtuelle, une fois le dossier de document est affiché.

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Intégration dans le document dossier aperçu (Subfunction 10 de 11)

Intégration dans le document dossier aperçu: Ce sera élargi avec un onglet "notes déposé» et fournit donc directement dans l'aperçu pour tous les documents du dossier la note

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État du dossier de documents (Subfunction 11 de 11)

Chaque dossier avec les documents peut être fourni avec le statut de l'Etat. Les données sur l'état de l'état sont affichés dans la liste des dossiers avec les documents, ce qui simplifie grandement le flux de travail interne.

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Ce module comprend un total de 11 sous-fonctionnalités
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